Bibliothèque: Gestion des données de recherche (GDR): 3. Documenter

En deux mots : pourquoi documenter?

Bonne pratique pendant le projet : aide-mémoire sur le contenu et le contexte des données;
Facilite la gestion à long terme;
En vue du partage des données (exigences des organismes subventionnaires) :
- Facilite le processus de diffusion dans un dépôt;
- Permet la réutilisation de vos données.

Documenter ses données

Les données de recherche sont rarement explicites en elles-mêmes.

Une documentation adéquate de vos données est essentielle pour mener à bien votre recherche et pour faciliter leur réutilisation future (par votre équipe ou par autrui).

Afin d'augmenter la repérabilité et l'utilisation des données par des collaborateurs, des collaboratrices ou d'autres chercheurs et chercheuses, il importe de les décrire de la façon la plus claire possible, à l'aide de métadonnées, d'un dictionnaire de données et d'un fichier « Lisez-moi ».

La façon de décrire vos données devrait être précisée dans votre plan de gestion de données.

Métadonnées

Informations structurées qui apportent une description et un contexte aux données;
Données sur vos données;
Ensemble des renseignements nécessaires pour comprendre le contexte de création des données;
Répondent aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?
Sont moissonnées par les moteurs de recherche et facilitent le repérage et la réutilisation des ensembles de données par d'autres utilisateurs.

Les métadonnées accompagneront vos données lorsque viendra le moment de les partager dans un dépôt.

Titre de l'ensemble de données
Noms des créatrices et des créateurs
Identifiants uniques des autrices et auteurs (ORCiD)
Dates de création des données
Période de couverture des données
Description brève des données
Format des données
Mots-clés permettant leur repérage
Identification unique de l'ensemble de données (ex. : DOI)
Couverture géographique des données
Organismes ayant subventionné la recherche
Droits et licences applicables
Restrictions d’accès

Il existe plusieurs normes de métadonnées qui permettent de décrire les différents types de données.

Exemples de normes selon la discipline :

Sciences sociales : Data Documentation Initiative (DDI)
Données géospatiales : ISO 19115 ou Generic Earth Observation Metadata Standard (GEOMS)
Sciences humaines : Text Encoding Initiative (TEI)
Arts : VRA Core
Biologie : Darwin Core
Écologie : Ecological Metadata Language (EML)

Exemples de normes générales qui sont proposées par différentes organisations :

Dictionnaire de données

Le dictionnaire de données contient les informations essentielles à l'exploitation des données.

Il comprend une description détaillée des variables, la signification des abréviations utilisées dans les fichiers de données, les unités de mesure, les valeurs attribuées aux données manquantes, etc.

L'organisme Center for Open Science décrit les bonnes pratiques associées à la création d'un tel dictionnaire.

Bien que vos métadonnées fournissent déjà bon nombre de renseignements sur vos données, le fichier « Lisez-moi » permet d'accompagner vos données lorsqu'elles sont téléchargées par autrui.

Ce fichier vous permet de vous assurer que vos données soient lues et interprétées correctement.

Ce fichier devra comprendre les informations suivantes :

Contexte de production des données;
Un rappel des métadonnées;
Citation recommandée de l'ensemble de données;
Liste des fichiers présents dans l'ensemble de données;
Description du contenu des fichiers;
Conditions de réutilisation.

LISEZ-MOI
Gabarit en français de fichier LISEZ-MOI de la bibliothèque de l'UQAR
README
Gabarit en anglais de fichier README de la bibliothèque de l'UQAR

Guide to writing "readme" style metadata de l'Université Cornell.

Service de la bibliothèque

Gestion des données de recherche (GDR) - 3. Documenter

Liens d'intérêt

Documenter ses données

Métadonnées

Dictionnaire de données

Fichier « Lisez-moi »

Ce fichier devra comprendre les informations suivantes :