Il existe plusieurs bonnes pratiques afin de permettre une identification rapide et facile des fichiers et des dossiers. L’important est de choisir des règles et de les appliquer uniformément.

Pour identifier facilement le contenu des fichiers et des dossiers :

• Utiliser des titres composés de mots-clés significatifs pour une personne utilisatrice externe (ex. embodied-energy-data);
• Inclure une mention du type de document lorsque possible (ex. : questionnaire, données, formulaire);
• Limiter la longueur des titres autant que possible;
• Ne pas utiliser de caractères spéciaux (!, $, %, $ , ?, &, *, /, \, #), ni de caractères accentués (é, à, ç, ë);
• Remplacer les espaces entre les mots par des tirets (-) ou des barres de soulignement (_);
• Indiquer les dates en utilisant la norme ISO8601 AAAA-MM-JJ (ex. : 2023-01-10);
• Éviter l'utilisation des majuscules (certains systèmes d'exploitation sont sensibles à la casse);
• Assurer le suivi des versions des fichiers en utilisant une séquence numérique claire.

Pour une hiérarchie bien structurée facilitant la localisation et le partage de vos fichiers :

• Regrouper en dossiers les fichiers de même nature;
• Numéroter les dossiers afin de rendre leur organisation plus claire. Privilégier la numérotation [01, 02 ... 10] à [1, 2 ... 10] pour une bonne gestion du tri;
• Limiter la hiérarchie du répertoire à un maximum de quatre niveaux de profondeur;
• Limiter à un maximum de dix, le nombre de sous-dossiers d'un même dossier.