Pour recueillir et utiliser des renseignements personnels à des fins de recherche, il vous faudra le consentement manifeste, libre et éclairé des participants et participantes (Loi sur l’accès, art. 53.1). 

Le consentement doit être donné par écrit et porter notamment sur...

• La collecte des renseignements personnels;
• L’utilisation de ces renseignements personnels et les personnes qui y auront accès;
• La méthode et la durée de conservation des renseignements personnels;
• L’utilisation secondaire des données dans certains contextes déterminés.

Pour en savoir plus sur les éléments devant figurer dans le formulaire de consentement, consultez...

• Le guide de Protection des renseignements personnels du Secrétariat général de l’UQAR (en particulier la tuile « Consentement et collecte de renseignements personnels », qui propose une formulation de base pour un consentement à la collecte)
• La Directive sur la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels de l’UQAR

Note : si votre projet requiert une certification éthique en vertu de l'EPTC 2, vous serez dirigé·e vers des modèles de formulaire d'information et de consentement (FIC) propres à l'UQAR. 

Besoin d’aide? Le Secrétariat général de l’UQAR peut valider vos formulaires de consentement. 

En produisant une version dépersonnalisée ou anonymisée des données de recherche, vous protégez la vie privée des participants et participantes lors de l’analyse des données (et lors de leur partage, le cas échéant).

Comme l’indique le guide de Protection des renseignements personnels du Secrétariat général de l’UQAR : 

• La dépersonnalisation des renseignements personnels est réversible. (Elle consiste, par exemple, à remplacer les noms par des codes, en conservant toutefois une clé qui permet de réidentifier les personnes au besoin.)
• L’anonymisation des renseignements personnels est définitive. (Il est impossible de réidentifier les participants et participantes, même par croisement de données.)

Des questions? Communiquez avec le Secrétariat général.

Pour en savoir plus sur les techniques d’anonymisation ou de dépersonnalisation : 

• Page « Anonymisation » du Gouvernement du Québec
• Directives de dépersonnalisation et d'anonymisation du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (en anglais seulement)
• Directives de dépersonnalisation et d'anonymisation du Qualitative Data Repository 

Il est essentiel de contrôler l’accès aux renseignements personnels recueillis et conservés dans le cadre du projet. Vos pratiques devraient notamment respecter ces trois principes :

1. Principe de nécessité : limiter l’utilisation des données et les accès aux données à ce qui est nécessaire aux fins du projet.
   • (Note : la nécessité doit être réévaluée à toutes les étapes du cycle de vie d’un renseignement personnel. Ce principe fondamental a pour objectif de réduire les atteintes à la vie privée des personnes concernées par les renseignements personnels détenus par l’Université, ainsi que les risques en matière de sécurité de l’information.)
2. Principe du droit d’accès minimal : accorder à la personne utilisatrice uniquement les autorisations d’accès dont elle a besoin pour accomplir ses tâches. 
3. Principe de séparation des tâches : répartir les responsabilités liées à une activité de nature sensible entre plusieurs entités (personnes, processus, etc.), afin d’éviter qu’une seule entité n’exerce un contrôle sur l’ensemble de l’activité.

Pensez aussi à...

• Utiliser une solution de stockage institutionnelle permettant un contrôle granulaire des accès. 
• Identifier dans l’équipe une personne responsable du contrôle des accès
• Tenir un registre des accès

Pour toute question sur le contrôle des accès ou les solutions de stockage institutionnelles, communiquez avec le Service des technologies de l’information (STI).

Pour savoir comment prévenir les incidents de confidentialité, consultez la page Moodle Cybersécurité UQAR.

Pour savoir comment déclarer un incident de confidentialité, consultez la Procédure relative à la gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.

Nous vous recommandons de prendre contact avec le Service des technologies de l’information (STI) le plus tôt possible dans votre projet de recherche – idéalement, avant même la demande de subvention. Le STI vous aidera à identifier des outils et des solutions qui garantissent un haut niveau de sécurité informatique.

Enfin, le Secrétariat général peut vous conseiller sur la sécurité de l’information et la protection des renseignements personnels. 

Modèles de PGD de l'Alliance de recherche numérique du Canada

• Disponibles dans l'Assistant PGD. 
• Certains sont génériques, d'autres relèvent d'une discipline particulière. Les conseils de rédaction varient selon le modèle choisi.
• Le modèle de base, nommé « Modèle d'Alliance », est adéquat pour la plupart des projets.
• Voir aussi les exemples de PGD de l'Alliance de recherche numérique du Canada.

Modèles et exemples de PGD en sciences biomédicales de l'Institut de cardiologie de l'Université d'Ottawa (cliquer sur l'onglet Files) 

• Quatre modèles sont offerts : essais précliniques, essais contrôlés randomisés, revues systématiques, génomique

Modèle de PGD en océanographie du SIOOC (Système intégré d'observation des océans du Canada)

Data Management Plan Database de l'Université McMaster

• Rassemble de nombreux modèles et exemples de PGD issus de différents pays et de différentes disciplines